Віддалена робота стає новою нормою, навіть серед тих компаній та організацій, які роками будували офісну культуру. Незалежно від того, чи залишилась команда в Україні, чи опинились учасники у різних країнах світу, можна налаштувати ефективну роботу з мінімумом плутанини та максимумом інновацій.

1. Починайте самостійно, завершуйте разом

Щоб віртуальні наради були короткими й ефективними, перед початком надішліть порядок денний всім членам команди та попросіть кожного обміркувати ключові питання. Це не лише зекономить час, а й дозволить учасникам самостійно пропрацювати важливі теми у зручний їм момент, а не під час самої зустрічі.

Запропонуйте надсилати ідеї та пропозиції за допомогою будь-якої асинхронної форми зв’язку, яка вже стала звичною та зручною для вас: електронні листи, внутрішні платформи обміну повідомленнями, спільні документи — будь-що, що решта команди може переглядати та коментувати. Коли команда збереться на відеодзвінок, учасники зможуть одразу оцінити ідеї або зануритися у розв’язання проблем.

2. Використовуйте спільні документи для мозкових штурмів

За допомогою хмарних інструментів, як-от Google Docs, учасники команди можуть пропонувати ідеї одразу, не чекаючи, доки зберуться всі колеги. Інші у зручний для себе час коментуватимуть запропоновані ідеї, обговорюватимуть між собою та доповнюватимуть власними.

Крім того, коли команда добре ознайомлена з питаннями, можна швидко ухвалити спільне рішення. А сам документ використовувати за основу для подальших дій.

3. Експериментуйте з форматами виступів

Один з цікавих варіантів — віртуальна естафета. Кожному, хто має висловитись, виділяється певний час, і договоривши, учасник передає слово наступному. Цей підхід усуває проблему, коли колеги ненавмисно перебивають один одного або не знають, кому саме час щось сказати.

Інший спосіб буде зручним для  великих команд. Йдеться про зустрічі функціональною групою до 10 осіб, до якої входять, наприклад, один інженер, один менеджер проєкту й один дизайнер. Коли менша група досягне попередніх результатів, варто залучати більше колег. Такий формат також може прискорити ухвалення рішень.

4. Встановіть чіткі норми цифрового етикету

Віртуальне спілкування може відбуватися в будь-яку годину дня чи ночі. Тому важливо встановити вказівки щодо того, коли і як краще спілкуватися, аби зберігати межі між робочим та неробочим часом.

Визначіть, які інструменти зручніші для різних форм комунікації. Наприклад, електронна пошта може бути придатнішою для офіційних, але нетермінових звернень. Водночас повідомлення в месенджерах підійдуть для неофіційних, але термінових запитів. Телефонні дзвінки — це найшвидший спосіб отримати короткі відповіді. Натомість текстовий формат кращий для докладного та наочного обговорення.

5. Діліться анонімними відгуками

Гнучка командна співпраця базується на чесності, довірі та відвертому спілкуванні. Тому зворотний зв’язок є надзвичайно важливим — не тільки між керівниками та підлеглими, а й між колегами. Проте під час особистої взаємодії люди часто вагаються, чи варто ділитись своїми думками напряму. Аби подолати цей бар’єр, скористайтесь анонімними функціями цифрових платформ.

Учасники, які незадоволені тим чи іншим питанням, можуть висловити занепокоєння через опитування. Добірки відповідей можна транслювати на екрані під час зустрічі, щоб стимулювати обговорення та отримати миттєвий відгук. Також запропонуйте колегам надіслати анонімні запитання чи думки в чаті. Це зрушить питання з мертвої точки та допоможе знайти нові можливості його вирішення.

Ознайомитись з актуальними вакансіями можна на Робота в тилу: